ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/VE) / OFFICE MANAGER (H/F) CDI
Dans le cadre du développement de la filiale française, nous recherchons un(e) « Assistant(e) Administratif(ve) responsable de la gestion des tâches administratives et des flux entrants et sortants associés.
Poste : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF/VE) / OFFICE MANAGER (H/F) CDI
Type de poste : CDI
Quand : Dès que possible
Qui sommes-nous ?
Fondé en 1931 en Allemagne, DAT est un éditeur international spécialiste de la donnée automobile technique, commerciale et marketing.
Ses solutions business complètes et flexibles répondent aux besoins essentiels de ses clients :
• Logiciel de chiffrage et big Data en réparation automobile
• Forte innovation : Intelligence artificielle et analyse de photos de dommages véhicule
DAT adresse plus de 30 000 clients répartis sur 24 pays et travaille avec de nombreux groupes internationaux de leasing, d'assurances, d'experts et de réparateurs européens ainsi qu'avec l'ensemble des constructeurs automobiles.
Votre profil et vos atouts :
- Vous êtes diplômé(e) d’un BTS de secrétariat ou équivalent (trilingue serait un plus)
- Vous avez une bonne aisance en Anglais et idéalement en Allemand (oral et écrit).
- Vous avez une expérience professionnelle de 3 ans ou plus et appréciez le milieu automobile
- Vous avez un goût prononcé pour l’administratif et êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et faites preuve d’un bon niveau d’orthographe et de qualités rédactionnelles solides.
- Vous aimez le travail en équipe et avez de bonnes capacités de communication à l'écrit et à l'oral.
- Vous êtes autonome, polyvalent(e), force de proposition et savez prendre des initiatives.
Vous êtes intègre : L’Office Manager est responsable de documents importants confidentiels - déontologie et probité sont de rigueur.
Vos missions principales :
Sous la responsabilité du Directeur Administratif et en lien avec les autres membres de l’équipe française, vous aurez les missions suivantes :
- Le secrétariat et la gestion administrative
- L’accueil téléphonique des clients et leur orientation au sein de l’entreprise
- La gestion des fournisseurs et prestataires de l’entreprise (comptabilité, loueurs, bailleur)
- La gestion des déclarations/documentations légales de l’entreprise (avec notre expert-comptable)
- Les achats et la gestion des fournitures de bureau
- La gestion des voyages des membres de l’équipe
- L’administration des ventes
- La gestion des dossiers clients comprenant les contrats et clauses de confidentialité
- La gestion des Conditions Générales de Ventes de l’entreprise
- L’analyse des consommations mensuelles des clients
- La mise en forme des rapports de vente mensuels destinés au siège de l’entreprise
- La gestion des ressources humaines
- L’organisation des interviews des candidats aux postes ouverts
- La gestion de l’arrivée des nouveaux collaborateurs (accueil, documentation, « onboarding »)
- La création des identifiants et accès des collaborateurs aux outils de l’entreprise
- L’attribution des PC, téléphones, véhicules, badges d‘accès, cartes essence des collaborateurs
- La gestion des flux de notes de frais des collaborateurs (avec notre expert-comptable)
- La gestion des présences/absences des collaborateurs (vacances/maladie)
- La gestion des inscriptions aux assurances Prévoyance et Mutuelles
- La gestion comptable
- Le suivi de la facturation mensuelle des clients (avec notre expert-comptable)
- Le suivi des paiements et relances clients (avec notre expert-comptable et nos commerciaux)
- Le suivi des paiements mensuels des fournisseurs (avec notre expert-comptable)
Modalités :
- Type de contrat : CDI
- Salaire : A définir selon le profil
- Lieu : Région Parisienne / Télétravail en place selon les règles de l’entreprise
- Date de démarrage : dès que possible
- Horaires : 35h par semaine.